tiistai 3. syyskuuta 2013

Suo, Jussi ja projektityökalut


Keskustelin teknisellä alalla johtavassa asemassa toimivan tuttavan kanssa projektien yleisistä lainalaisuuksista. Oli sitten kyse viestintäpaketista ilmestymispäivineen, palvelukonseptien parantamisesta tai vaikkapa lounasravintolan päivän annosten valmistamisesta, kriisitöntä se ei ole koskaan.
Kerta toisensa jälkeen todistetaan perhosen siipien potentiaalisesti kasvava vaikutus niin hyvässä kuin pahassa. Projektin alkuvaiheessa, silloin kun deadline häämöttää kaukana taivaanrannassa, saatetaan tehdä asioita rennommalla kädellä tai jopa jättää ne tekemättä. Viimemetreillä taakse jätetyt asiat pomppaavat kuitenkin jossain vaiheessa esiin, sillä KOSKA sitä ei tehty oikein, tapahtui NÄIN, mistä seurasi TÄMÄ.
Yhteistyöprojektien viime vaiheessa on saatu paljon aikaan. Moni on näyttänyt osaamisensa, luovuutensa ja intonsa ja tavoite on melkein saavutettu. Samoihin aikoihin tehdään tuttavuutta myös ihmismielen inhimillisyyden kanssa. Sillä aivan kuten juoksuharrastus on varma tapa löytää kehosta sen heikot kohdat, on myös yhteistyöprojekti varma tapa kartoittaa organisaation heikkoudet.
Näyttöruudulla projektisuunnitelma näyttää hallitulta alulta, keskikohdalta ja lopulta, mutta tosimaailmassa se ei ole sitä. Deadline-ajankohta on kalenterissa, mutta, näin tuttavanikin totesi, sitä ei aina ole edes ajateltu miksikään toimintaan oikeasti vaikuttavaksi tekijäksi. Lisäksi tulevat kiireiden kasaumat, väärinkäsitykset, tekniset ongelmat, yksityiselämän yllätykset… Harva ihminen nakuttaa työnsä tuloksia yhtä varmasti ja erehtymättömästi kuin Singerin polkukone ompelujälkeä.
Meidän tehtävämme on valmistaa palikoita viestintäprojektiin. Jos nämä palikat rakennetaan tyhjän päälle, seurauksena on kolinaa. Mutta jos ensin rakennetaan perusta kuntoon, eli selvitetään, millaisia ovat viestivän tahon strategiset tavoitteet ja millaisella viestinnän päälinjoilla ja sidosryhmien huomioinneilla niitä toteutetaan, on palikoillakin kiinnittymisen mahdollisuus.
On helppo sitoutua, kun ymmärtää, mihin suurempaan tavoitteeseen osatavoite liittyy ja miksi sen on syytä tulla julkisuuteen juuri nyt. Silloin pystyy suhteuttamaan ja se puolestaan auttaa priorisoimaan: tällä hetkellä tärkeintä on varata aikaa olennaisen asian suunnitteluun ja siihen kuuluviin tehtäviin.
Lopuksi ei tarvitse kysellä, miten se meni, vaan mitä siitä tuli. Usein ihmetyttää, miten valmista, toimivaa, fiiniä, viimeistellyn näköistä ja viisasta! Ja mikä ettei - olivathan sitä tekemässä osaavat ja taitavat ihmiset, joilla on kiinnostavaa ja hyödyllistä osaamista jaettavana. Tärkeää on, että kaikki se vahvuus löytää kohteensa: lounas syöjänsä, palvelukonsepti yrityksen asiakkaiden tarpeet, viestintäpalvelu lukijan/katsojan/kuulijan ja ymmärtäjän. Ja että jokaisesta projektista opitaan ja muistetaan viestiä opitut asiat kaikille asianosaisille. Näin seuraava projekti onnistuu vielä paremmin.
Arja Liinamaa

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti